Microsoft Outlook-radera inkommande mail i webservern

[Anders Åström]

Jag har Telenor som internet- och epostleverantör och epostprogrammet Microsoft Outlook i datorn. Tidigare använde jag epostprogrammet Mozilla Thunderbird i datorn och då kunde jag göra en inställning i inkommande webservern hos Telenor(eller om det var i programmet Mozilla Thunderbird) så att mail togs bort där i det ögonblick jag öppnade inkommande mail i datorns Mozilla Thunderbird. I Telenors webservern eller i Microsoft Outlook hittar jag inte någon sådan inställning utan jag måste gå in i webservern och manuellt radera inkommande mail som tidigare har öppnats i Microsoft Outlook. Annars blir inkommande mailboxen i webservern så småningom full och tar inte emot nya mail. Det ser dock ut som att inkommande mail som tas bort i Microsoft Outlook därmed också tas bort i webservern. Det tyder väl på att Microsoft Outlook hela tiden läser av Telenors webserver (och vice versa?) och således inte laddar hem de inkommande mailen till datorn?

[X-Men]

Om klienten Outlook konfigureras att hantera e-post som POP3 kommer Outlook att radera e-posten på servern per automatik när e-posten hämtas.

Är konfigureringen IMAP har jag för mig att det finns en inställning där du anger att e-posten skall raderas när e-posten hämtas. Detta kan jag kika på när natten blivit dag.

[ChristerE]

Hämtas e-posten med POP så är det vanliga att den samtidigt raderas från e-postleverantörens server. Men det brukar finnas en inställning i e-postprogram så att den också sparas i stället för raderas, permanent(?) eller under en viss tid. Vill minnas att spara var standardvalet för något e-postprogram, vilket i min mening är bakvänt.

Hanteras e-post med IMAP så ser jag det som att servern innehåller originalet och att e-posten synkas till en eller flera enheter (datorer, mobiler och surfplattor). Att det skulle finnas en inställning som raderar på servern när e-posten "hämtas" (med IMAP) känner jag inte igen, det verkar ologiskt tycker jag. Med IMAP synkas e-posten och oavsett vilken enhet e-post raderas från så ordnar synkningen så att man har samma e-post på servern och på alla enheterna. Och motsvarande för skickad e-post. Det går då också att hantera e-posten med webbmejl (som de flesta leverantörer har stöd för). En inställning som kan finnas är att man måste vara uppkopplad för att se e-posten, d v s den synkas inte till den ena eller andra enheten.

Här ett inlägg jag skrev på Telias forum för många år sedan. Det forumet är stängt nu, går inte ens att läsa inläggen, så jag klistrar in texten här.

Citat

Så fungerar e-post – hämta eller hantera den direkt på e-postservern, m m

Många guider fokuserar på ”hur man gör”, hur diverse inställningar ska vara, m m. Följande beskrivning är i stället tänkt att ge en bild av hur det hela hänger ihop, hur e-posten kan hanteras. På endast en eller från olika datorer, i mobilen, och om uppkopplingen/operatören har någon betydelse, m m. Beskrivningen avser "normalanvändare", inte företagslösningar och användare med egen e-postserver hemma, m m.

Våra datorer är inte alltid igång så därför landar e-posten i brevlådor hos e-postleverantörerna. Det kan lite jämföras med att ha en postbox på Posten, som man själv får ta sig till och tömma. Det är ju inte alltid som postlådan hemma (datorn) är tillgänglig, så att brevbäraren kan leverera ända fram. Eller så förvarar man sin post i postboxen, om den är tillräckligt stor.

Länge har det varit vanligast att e-posten hämtas till den egna datorn. Men e-posten kan hanteras direkt på e-postservern också, med ett e-postprogram eller med webbmejl. De olika sätten har sina för- och nackdelar. Telia hanterar alla följande protokoll och metoder (om jag inte tar fel). Mer information om stöd för de olika protokollen, hos e-postleverantörerna och i e-postprogrammen, finns längre ned. Alla stöder inte allt.

Använder du endast en e-postadress, och alltid hämtar e-posten till samma dator, tillför beskrivningen inte så mycket. Men något tips kanske den kan ge. I texten anges ibland endast ”datorn” men det beskrivna fungerar då ofta i mobiltelefoner också.

Hämta e-posten till egen dator, eller till mobiltelefonen (POP3)
Det vanligaste sättet har varit att hämta e-posten till den egna datorn, och då brukar e-posten normalt också raderas från e-postservern. En fördel är att hämtningen kan göras för flera e-postadresser samtidigt, och de kan höra hemma hos olika e-postleverantörer. Vid hämtning anges alltid inloggning för respektive e-postlåda/e-postadress, så det har ingen betydelse med vilken operatör man för tillfället är uppkopplad. 

Använder man flera e-postadresser samlas vanligtvis all e-post i samma grupp av mappar, Inkorgen, Skickat och Borttaget, m m. Så kan man organisera e-post man sparar i ett antal (underliggande) mappar man själv lagt till, antingen manuellt eller med lämpliga regler. Det kan också gå att styra e-posten till separata grupper av Inkorgar och Skickat-mappar. Varje e-postadress man använder brukar ha ett konto i e-postprogrammet där dessa inställningar finns. När man skickar anger man vilken av de egna e-postadresserna som ska vara avsändare, om man har flera. Se mer om det under avdelningen om SMTP.

Men det blir problem ifall man omväxlande hämtar till, och skickar från, olika datorer. Man får e-posten utspridd mellan datorerna, både den mottagna och den skickade. Men har man en dator man i huvudsak hanterar e-posten i, och nöjer sig med att läsa endast ny e-post från andra datorer, går detta enkelt att ordna. Används endast en dator för e-posten, blir det ju inte alls något problem.

Inställningar för hämtning i flera datorer/mobiltelefoner
I e-postprogrammen brukar det gå att ange att en kopia ska sparas på e-postservern när e-posten hämtas. Gör man så för andra datorer, än den man huvudsakligen hämtar till, får man sedan all e-post samlad i den ordinarie datorn. Finns det inställningar för hur länge e-posten sparas får man se upp så den inte raderas från e-postservern innan den hämtats till den ordinarie datorn.

E-post som hämtats till ”extra-datorerna” vill man förmodligen radera ibland. I min mobil antas POP3-inställningarna i första hand avse tillfällig hantering av ”ny” e-post, att den i huvudsak hämtas till någon dator. Det innebär att man bockar för när hämtning av e-post samtidigt ska radera den från e-postservern, inte när den också ska sparas där (det förutsätts vara det önskade). Och när ny e-post hämtas raderas automatiskt, från mobilen, redan hämtad e-post om den inte längre finns kvar (sparats) på e-postservern. D v s, den har hunnit hämtas till någon dator. Så går det att ”låsa” e-brev och de kan flyttas till andra mappar, men det har inte direkt med ämnet att göra. Kan inte säga om motsvarande funktioner finns i e-postprogrammen för datorer, om inte får man radera manuellt ibland. I alla fall passar detta mej utmärkt för mobilen.

Dessa inställningar brukar kunna göras individuellt för respektive e-postadress (konton) i e-postprogrammen. Det finns alltså en mängd möjligheter och kombinationer att använda sig av. Den dator som i huvudsak används för en adress kan samtidigt användas som ”extradator” för en annan adress, och vice versa. Men gör det inte komplicerat i onödan.

Allt detta förutsätter att man är noga och ser till att en kopia sparas på e-postservern vid hämtning till alla datorer utom till den ordinarie datorn. Vill man spara all e-post på e-postservern, från alla datorer man använder, kan det vara bättre att använda IMAP, se nedan.

Hantera e-posten direkt på e-postservern (IMAP)
Vill man ha tillgång till all e-post från flera datorer hanterar man den direkt på e-postservern, både äldre och ny e-post. Gör man det med ett e-postprogram använder man protokollet IMAP (annars med webbmejl). Det kräver att man är uppkopplad eller så får man synkronisera e-posten till datorn, för att kunna läsa och skriva e-brev offline. När man sedan ansluter till Internet, och e-postservern, så kan redan skrivna e-brev skickas. Och förändringar som gjorts offline synkroniseras med originalet på e-postservern, samtidigt som förändringar som gjorts från annan dator synkroniseras till den egna datorn.

Vid hantering av e-posten direkt på e-postservern har varje e-postlåda en Inkorg och Skickat-mapp, m m. En uppsättning för varje e-postlåda. Hanteras flera e-postadresser får man alltså en uppsättning mappar för varje e-postadress. Det går bra att ansluta e-postlådor hos flera operatörer samtidigt. Alla har sitt eget konto i e-postprogrammet, med inloggning och inställningar för varje e-postlåda/-adress.

Hantering med IMAP kräver att e-postprogrammet samordnar mappstrukturen med e-postservern. Men man behöver inte tänka på att ”spara kopia på e-postservern”, som för användning av flera datorer och med protokollet POP3.

Att skicka e-post (SMTP)
Oavsett hur man hanterar mottagen e-post (POP3 eller IMAP) så skickas e-post från e-postprogrammen med SMTP. Hämtar man e-posten till egen dator så sparas också skickade e-brev på den egna datorn. Hanteras e-posten direkt på e-postservern är det lämpligt att även spara skickade e-brev där, i Skickat-mapparna för respektive e-postlådor.

Hämtar man e-posten med POP3, men ibland skickar från någon ”extradator”, kan man skicka en hemlig kopia till sig själv. Då kommer det skickade e-brevet sedan till ”huvuddatorn” också. Det hamnar förstås i Inkorgen, men man känner förhoppningsvis igen det och kan flytta det till t ex Skickat-mappen, om man vill. I e-postprogrammet i min mobiltelefon kan det göras till en standardinställning, och då kommer alltid skickad e-post till datorn hemma också.

Hämtning eller hantering av e-post direkt på e-postservern kan, som sagt, göras oavsett med vilken operatör man för tillfället är uppkopplad. Eftersom inloggning alltid måste anges blir det inga problem. Lite annorlunda är det när man skickar e-post. För att t ex minimera utskick av spam har operatörer inte tillåtit att man skickar via deras servrar om man inte också varit uppkopplad via dem. Men med flera konton i e-postprogrammet, för respektive e-postadress, kan man ha olika SMTP-servrar och välja mellan dem beroende på uppkoppling.

Används autentisering (inloggning) även när e-post skickas så brukar det fungera oavsett med vilken operatör man är uppkopplad. I alla fall kan jag skicka e-post (från t ex min bärbara dator), från mina Telia-adresser oavsett uppkoppling. Det går också att skicka från mina andra adresser eftersom jag även då använder inloggningen från en av Telia-adresserna. Inga inställningar behöver ändras beroende på var eller hur jag är uppkopplad. Att det fungerar beror på att man egentligen inte skickar ”från” någon adress. Man uppger egentligen endast en avsändaradress för att visa från vem e-posten kommer, och för att kunna få svar. Det viktiga är att man skickar via en e-postserver där man har tillgång till en inloggning, d v s där man har någon e-postlåda.

Det går också att skicka via Telia även fast man inte har e-postadresser hos Telia. Man kanske har andra e-postadresser men använder något bredbandsabonnemang från Telia. Då kan servern smtprelay1.telia.com användas.

Webbmejl
Med webbmejl kommer man åt sin e-post från i princip vilken dator som helst. Den kan användas oavsett om man använder POP3 eller IMAP i något e-postprogram. Så kan den förstås vara det enda sättet man hanterar sin e-post med. Brukar man hämta sin e-post till någon dator (med POP3), är det förstås endast ”ny” e-post man kan läsa i webbmejlen. 

Webbmejlen fungerar lite som IMAP, med Inkorgar och Skickat-mappar för varje e-postlåda / -adress. Något man får tänka på ifall man använder POP3 i e-postprogrammen. Hämtas e-posten så används endast e-postserverns Inkorg, resten hanteras då i den egna datorn.

Spam / skräppost
Med e-post hos Telia följer möjligheten att använda webbmejl. Där finns ett skräppostfilter, och det är aktiverat som standard. Så skulle det förmodligen kunna vara även utan webbmejlen. Men bedöms e-brev vara spam så flyttas det till mappen Skräppost, och därifrån raderas den automatiskt efter 21 dagar. Detta missar man ifall man vanligtvis använder ett e-postprogram och hämtar sin e-post till datorn (med POP3). Vill du då själv ha koll på vad som bedömts som spam kan du avaktivera detta filter.

Ett sätt att minimera risken att få skräppost är att använda flera e-postadresser, för olika ändamål. En för vänner, bekanta och andra betrodda kontakter. Och en annan som används för att t ex registrera sig i diverse sammanhang, där adressen inte har så stor betydelse för fortsatt kommunikation. Får man skräppost är det troligast att ”extra-adressen” blivit allmänt känd, och då ändrar man den helt enkelt till något annat.

Sammanfattning
Så stöds inte alla dessa sätt att hantera e-posten av alla e-postprogram och e-postleverantörer. Är man osäker får man kolla, eller så provar man sig fram. Vanligast har det varit att hämta e-posten till sin egen dator, och för det har det endast behövts e-postlådor med Inkorgar på e-postleverantörernas servrar. Sedan har det tillkommit tjänster som Hotmail, Yahoo och Gmail, som baseras på webbmejl. Med åren har traditionella e-postleverantörer kompletterat sina tjänster med webbmejl och stöd för IMAP. Och många webbmejltjänster (Hotmail m fl) har kompletterats med möjligheten att hantera e-posten med e-postprogram.

I diverse sammanhang frågas efter vad som är ”bäst”. Men det går sällan att ge ett enkelt svar på den frågan. När det gäller e-posten beror det på dina behov, hur du vill hantera e-posten. Åtkomst av både gammal och ny e-post från flera datorer. Hämta den till egen dator eller spara den på e-postservern, eventuellt med synkronisering för åtkomst utan uppkoppling.
Hur mycket e-post du sparar, får den plats på e-postservern (disken i din egen dator rymmer vanligtvis mycket mer). Behov av backup, o s v.

Länkar
E-post
http://sv.wikipedia.org/wiki/E-post

POP3
http://sv.wikipedia.org/wiki/POP3

IMAP
http://sv.wikipedia.org/wiki/IMAP

Webbpost
http://sv.wikipedia.org/wiki/Webbpost

Slutord
Som sagt, beskrivningen är inte tänkt att ge detaljer om diverse inställningar, och vad som är ”bäst”. Men kanske kan den ge någon något tips om hur e-posten kan hanteras.

Skriv gärna ett inlägg och kommentera ifall något är otydligt, eller om det finns sakfel. Ska kolla tråden då och då och korrigera inlägget om det behövs, i alla fall en tid framöver. Har du konkreta frågor om ett specifikt problem föreslår jag att de skrivs i en egen tråd. Då kan du också sätta en lämplig rubrik, och ha större chans att få något svar.
 

 

[Anders Åström]

Tack!

[Anders Åström]

Det ser ut att fungera som Christer E skriver: ”Med IMAP synkas e-posten och oavsett vilken enhet e-post raderas från så ordnar synkningen så att man har samma e-post på servern och på alla enheterna. Och motsvarande för skickad e-post.”

[X-Men]

Skapar du en egen mapp i Outlook, med inställningen IMAP, med namnet t.ex. "Inkomna ebrev" och flyttar alla e-brev från Inkorgen till mappen kommer e-posten på serven att tömmas. Du har all inkommen e-post i din egna mapp.
Det blir, som jag skrev i mitt första inlägg, som att ha POP3-inställning.

[Ulf Jonsson]

On 2023-09-02 at 17:07, X-Men sade:

Skapar du en egen mapp i Outlook, med inställningen IMAP, med namnet t.ex. "Inkomna ebrev" och flyttar alla e-brev från Inkorgen till mappen kommer e-posten på serven att tömmas. Du har all inkommen e-post i din egna mapp.
Det blir, som jag skrev i mitt första inlägg, som att ha POP3-inställning.

Om jag har en struktur med undermappar till "vanliga" inkorgen - behöver jag göra om dem också så att de ligger som undermappar till "inkomna ebrev"?

[X-Men]

On 2024-02-09 at 13:00, Ulf Jonsson sade:

Om jag har en struktur med undermappar till "vanliga" inkorgen - behöver jag göra om dem också så att de ligger som undermappar till "inkomna ebrev"?

Om strukturen med undermappar till Inkorgen är undermappar som finns där från början, d.v.s. ingen du själv skapat i klienten Outlook, behöver du skapa en ny undermapp i klienten Outlook. 
Om undermapparna hämtats från stället du har e-postkontot kommer du bara att flytta e-posten mellan olika mappar på e-postkontot, t.ex. Hotmail eller GMail.

Vill du får bort e-posten från ditt e-postkonto måste undermappen vara en mapp som används i din dator och sparas lokalt i .pst-filen.  

[Ulf Jonsson]

Tusen tack - återstår att göra ett enklare test 😃